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Définition
Une solution de dématérialisation de factures est un ensemble de technologies, de processus et de services qui permettent de transformer des factures papier en factures électroniques. Cette solution peut être mise en place par une entreprise, une organisation ou une administration pour gérer l'ensemble de son processus de facturation.
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Les solutions de dématérialisation de factures peuvent inclure des fonctionnalités telles que la numérisation des factures papier, la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire les données de la facture, la validation des données et la conformité réglementaire, l'intégration avec des systèmes de gestion de la facturation existants, la signature électronique, l'archivage électronique et la gestion des workflows.
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Ces solutions peuvent être fournies sous forme de logiciels à installer sur les systèmes informatiques de l'entreprise, de services en ligne accessibles via un navigateur web, ou même de solutions hébergées dans le cloud. Les avantages de l'utilisation d'une solution de dématérialisation de factures incluent une réduction des coûts, une amélioration de l'efficacité opérationnelle, une réduction des délais de paiement, une meilleure traçabilité et une meilleure gestion de la conformité réglementaire.
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Dernièrement le Projet de loi de finance (PLF) notamment relatif à la lutte contre la fraude à renforcé les obligation en patière de facturation électronique pour certaines entreprises.
Les entreprises soumises à certaines obligations fiscales, telles que la TVA, doivent utiliser des systèmes de facturation électronique conformes aux normes fixées par l'administration fiscale.
Synthèse d'un projet géré par Dealed
Introduction
Au sein du secteur critique de la sécurité incendie, la transition vers la dématérialisation des factures est devenue un impératif opérationnel. Une entreprise spécialisée dans la sécurité incendie s'engage dans un projet de dématérialisation des factures pour améliorer son efficacité financière et opérationnelle.
Besoin
Optimisation de la Gestion Financière : L'entreprise cherche à mettre en place un projet de dématérialisation des factures pour rationaliser et moderniser son processus de gestion financière. L'objectif est de réduire les délais de traitement, minimiser les erreurs, et faciliter la conformité aux normes réglementaires.
Enjeux
Sécurité des Données Financières : Les défis majeurs incluent la sécurisation des données financières sensibles, la gestion des autorisations d'accès, et l'assurance de la conformité aux réglementations en vigueur dans le secteur de la sécurité incendie.
Objectifs
Efficacité Opérationnelle : En déployant un projet de dématérialisation des factures, l'entreprise vise à automatiser les processus financiers, à améliorer la précision des données, et à garantir une gestion transparente des factures. Ces objectifs sont essentiels pour renforcer l'efficacité opérationnelle tout en assurant une conformité rigoureuse dans le domaine de la sécurité incendie.
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Activité de Dealead sur ce projet :
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1 - Analyse des Besoins client
2 - Définition précise des Exigences
3 - Evaluation approfondie de la faisabilité technique et financière
4 - Rédaction du cahier des charges
5 - Consultation de acteurs et aide au choix de la solution
6 - Assistance à la gestion de projet et respect du CDC
7 - Conduite du changement et formation des utilisateurs
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Critères pour la sélection de la solution
Voici quelques critères importants à prendre en compte lors du choix d'une solution de dématérialisation de factures :
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Conformité : La solution doit être conforme aux normes et aux réglementations en vigueur, telles que les lois fiscales, le PLF et la norme ISO 27001 pour la sécurité de l'information.
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Fonctionnalités : La solution doit offrir les fonctionnalités nécessaires pour répondre aux besoins de l'entreprise en matière de dématérialisation de factures, telles que la capture, la reconnaissance optique de caractères (OCR), la validation, la transmission et l'archivage.
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Intégration : La solution doit être compatible avec les systèmes de l'entreprise, tels que le système de gestion des achats, le système de gestion de la comptabilité et le système de gestion électronique des documents (GED).
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Facilité d'utilisation : La solution doit être facile à utiliser et à comprendre pour les utilisateurs, avec une interface conviviale et des fonctionnalités intuitives.
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Sécurité : La solution doit offrir des fonctionnalités de sécurité avancées pour protéger les données sensibles, comme l'authentification des utilisateurs, la signature électronique, la protection des données et la conformité aux normes de sécurité.
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Évolutivité : La solution doit être capable de s'adapter à l'évolution des besoins de l'entreprise, avec une évolutivité facile et une capacité à gérer un grand volume de factures.
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Coût : Le coût de la solution doit être abordable et proportionnel aux avantages qu'elle offre, avec une transparence des coûts et des tarifs compétitifs.
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Support : La solution doit offrir un support client de qualité, avec des temps de réponse rapides et une assistance technique compétente.
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Références : La solution doit avoir des références clients solides et une réputation positive sur le marché.
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Flexibilité : La solution doit offrir une certaine flexibilité pour s'adapter aux processus métier de l'entreprise et aux exigences des différents départements.
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Accessibilité : La solution doit être accessible à partir de différents types de dispositifs et de plateformes, tels que les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les tablettes et les smartphones.
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Analyse des données : La solution doit offrir des fonctionnalités d'analyse de données pour permettre à l'entreprise de suivre et de mesurer les performances de la solution.
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Évaluation : La solution doit être évaluée en fonction de critères objectifs, tels que les coûts totaux de possession, le retour sur investissement (ROI) et les avantages pour l'entreprise.
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Migration des données : La solution doit offrir une migration facile des données existantes à partir des systèmes précédents.
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Collaboration : La solution doit offrir des fonctionnalités de collaboration pour permettre aux différents départements de travailler ensemble sur les factures.
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D'autres critères notamment techniques pouront être vus ensemble.
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Listes des acteurs du marché
(tous consultés et analysés par Dealead)
Amalto
Ariba, une société de SAP
Arondor
Arteva
Avanteam
Axess
Basware
Cegedim
Cegid
Concur Invoice
Corcentric
Coupa
Deltic
Dimo Software
DocuWare
Efalia
ELO
Esker
Freedz (Neovacom)
Generix Group
Hardis Group
Ingedis (LBS)
IsyBuy (IBAT)
Itesoft
Ivalua
koesio
Kofax
Kyriba
Libeo
Luminess
Numen
Odoo
Openbee
PaperLess
Perfect Commerce
Proactis
Puce & Plume
Quadient
Sage
Spendesk
Sy by Cegedim
Synapse Démat
Synertrade
T2I
Tie Kinetix
Tradeshift
Weproc
Yooz
Zeendoc (Sages Info)
Zycus
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Il est important de noter que cette liste n'est pas exhaustive et qu'il existe de nombreuses autres solutions disponibles sur le marché. Il est également important de considérer les critères de sélection appropriés pour choisir la solution la plus adaptée aux besoins spécifiques de votre entreprise.