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Définition
Une solution de dématérialisation de factures est un ensemble de technologies, de processus et de services qui permettent de transformer des factures papier en factures électroniques. Cette solution peut être mise en place par une entreprise, une organisation ou une administration pour gérer l'ensemble de son processus de facturation.
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Les solutions de dématérialisation de factures peuvent inclure des fonctionnalités telles que la numérisation des factures papier, la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire les données de la facture, la validation des données et la conformité réglementaire, l'intégration avec des systèmes de gestion de la facturation existants, la signature électronique, l'archivage électronique et la gestion des workflows.
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Ces solutions peuvent être fournies sous forme de logiciels à installer sur les systèmes informatiques de l'entreprise, de services en ligne accessibles via un navigateur web, ou même de solutions hébergées dans le cloud. Les avantages de l'utilisation d'une solution de dématérialisation de factures incluent une réduction des coûts, une amélioration de l'efficacité opérationnelle, une réduction des délais de paiement, une meilleure traçabilité et une meilleure gestion de la conformité réglementaire.
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Dernièrement le Projet de loi de finance (PLF) notamment relatif à la lutte contre la fraude à renforcé les obligation en patière de facturation électronique pour certaines entreprises.
Les entreprises soumises à certaines obligations fiscales, telles que la TVA, doivent utiliser des systèmes de facturation électronique conformes aux normes fixées par l'administration fiscale.
Critères pour la rédaction du CDC
Voici une liste de critères à prendre en compte pour la rédaction d'un cahier des charge de dématérialisation de factures :
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Objectifs : Les objectifs de la solution de dématérialisation de factures doivent être clairement définis dans le cahier des charges. Les objectifs peuvent inclure l'augmentation de l'efficacité du processus de facturation, la réduction des coûts liés à la gestion des factures papier, l'amélioration de la précision des données et la réduction du risque d'erreur.
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Périmètre : Le cahier des charges doit définir clairement le périmètre de la solution, en précisant les types de factures concernées, les émetteurs et les destinataires. Par exemple, la solution peut être destinée à traiter les factures fournisseurs, les factures clients ou les factures internes.
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Flux de travail : Le flux de travail actuel des factures doit être décrit dans le cahier des charges, en identifiant les étapes clés et les processus métier impliqués. Cela permettra d'identifier les points faibles du processus actuel et les opportunités d'amélioration.
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Exigences de sécurité : Les exigences de sécurité doivent être clairement énoncées dans le cahier des charges. Les exigences de sécurité peuvent inclure la confidentialité des données, l'authentification des utilisateurs et la protection contre les attaques de piratage.
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Fonctionnalités : Les fonctionnalités clés que la solution doit offrir doivent être énumérées dans le cahier des charges. Les fonctionnalités peuvent inclure la reconnaissance optique de caractères (OCR), la validation automatique des factures, le routage électronique, la mise en correspondance des factures avec les commandes, les alertes et les notifications, etc.
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Intégration : Les intégrations avec les systèmes de gestion existants doivent être précisées dans le cahier des charges, comme les ERP, les CRM et les solutions de comptabilité. La solution de dématérialisation des factures doit être capable de s'intégrer facilement avec ces systèmes pour éviter les doublons et les erreurs.
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Personnalisation : Le cahier des charges doit décrire les possibilités de personnalisation de la solution, comme la personnalisation des modèles de facture, des flux de travail et des interfaces utilisateur. Cela permettra aux utilisateurs de personnaliser la solution pour répondre à leurs besoins spécifiques.
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Support et maintenance : Les exigences en matière de support et de maintenance doivent être clairement définies dans le cahier des charges, comme les garanties de temps de disponibilité, les contrats de service et les mises à jour logicielles. Cela garantira que la solution fonctionne de manière fiable et que les problèmes sont résolus rapidement.
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Coûts et délais : Les coûts de la solution doivent être précisés dans le cahier des charges, notamment les coûts de développement, de déploiement, de formation et de maintenance. Les délais de réalisation et de mise en production de la solution doivent également être précisés.
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Critères de sélection des fournisseurs : Les critères de sélection des fournisseurs de la solution de dématérialisation de factures doivent être détaillés dans le cahier des charges. Les critères peuvent inclure la compétence technique, l'expérience, la qualité de service, les références clients, les certifications, les coûts, etc.
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Responsabilités : Le cahier des charges doit décrire les responsabilités de chaque partie impliquée dans le projet de dématérialisation de factures, comme le client, le fournisseur de la solution, les intégrateurs, etc. Cela permettra de clarifier les rôles et les responsabilités de chaque partie et de minimiser les risques de conflits.
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Indicateurs de performance : Les indicateurs de performance (KPI) doivent être définis dans le cahier des charges pour mesurer l'efficacité de la solution de dématérialisation de factures. Les KPI peuvent inclure le temps de traitement des factures, le taux d'erreurs, le taux de reconnaissance optique de caractères (OCR), le taux d'adoption de la solution, etc.
Critères pour la sélection de la solution
Voici quelques critères importants à prendre en compte lors du choix d'une solution de dématérialisation de factures :
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Conformité : La solution doit être conforme aux normes et aux réglementations en vigueur, telles que les lois fiscales, le PLF et la norme ISO 27001 pour la sécurité de l'information.
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Fonctionnalités : La solution doit offrir les fonctionnalités nécessaires pour répondre aux besoins de l'entreprise en matière de dématérialisation de factures, telles que la capture, la reconnaissance optique de caractères (OCR), la validation, la transmission et l'archivage.
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Intégration : La solution doit être compatible avec les systèmes de l'entreprise, tels que le système de gestion des achats, le système de gestion de la comptabilité et le système de gestion électronique des documents (GED).
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Facilité d'utilisation : La solution doit être facile à utiliser et à comprendre pour les utilisateurs, avec une interface conviviale et des fonctionnalités intuitives.
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Sécurité : La solution doit offrir des fonctionnalités de sécurité avancées pour protéger les données sensibles, comme l'authentification des utilisateurs, la signature électronique, la protection des données et la conformité aux normes de sécurité.
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Évolutivité : La solution doit être capable de s'adapter à l'évolution des besoins de l'entreprise, avec une évolutivité facile et une capacité à gérer un grand volume de factures.
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Coût : Le coût de la solution doit être abordable et proportionnel aux avantages qu'elle offre, avec une transparence des coûts et des tarifs compétitifs.
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Support : La solution doit offrir un support client de qualité, avec des temps de réponse rapides et une assistance technique compétente.
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Références : La solution doit avoir des références clients solides et une réputation positive sur le marché.
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Flexibilité : La solution doit offrir une certaine flexibilité pour s'adapter aux processus métier de l'entreprise et aux exigences des différents départements.
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Accessibilité : La solution doit être accessible à partir de différents types de dispositifs et de plateformes, tels que les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les tablettes et les smartphones.
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Analyse des données : La solution doit offrir des fonctionnalités d'analyse de données pour permettre à l'entreprise de suivre et de mesurer les performances de la solution.
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Évaluation : La solution doit être évaluée en fonction de critères objectifs, tels que les coûts totaux de possession, le retour sur investissement (ROI) et les avantages pour l'entreprise.
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Migration des données : La solution doit offrir une migration facile des données existantes à partir des systèmes précédents.
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Collaboration : La solution doit offrir des fonctionnalités de collaboration pour permettre aux différents départements de travailler ensemble sur les factures.
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D'autres critères notamment techniques pouront être vus ensemble.
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Listes des acteurs du marché
(tous consultés et analysés par Dealead)
Amalto
Ariba, une société de SAP
Arondor
Arteva
Avanteam
Axess
Basware
Cegedim
Cegid
Concur Invoice
Corcentric
Coupa
Deltic
Dimo Software
DocuWare
Efalia
ELO
Esker
Freedz (Neovacom)
Generix Group
Hardis Group
Ingedis (LBS)
IsyBuy (IBAT)
Itesoft
Ivalua
koesio
Kofax
Kyriba
Libeo
Luminess
Numen
Odoo
Openbee
PaperLess
Perfect Commerce
Proactis
Puce & Plume
Quadient
Sage
Spendesk
Sy by Cegedim
Synapse Démat
Synertrade
T2I
Tie Kinetix
Tradeshift
Weproc
Yooz
Zeendoc (Sages Info)
Zycus
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Il est important de noter que cette liste n'est pas exhaustive et qu'il existe de nombreuses autres solutions disponibles sur le marché. Il est également important de considérer les critères de sélection appropriés pour choisir la solution la plus adaptée aux besoins spécifiques de votre entreprise.